北海道議会議員の事例

スタッフに優しくされるようになりました。

– 2020年10月12日 –
北海道議会議員さんにスマート名簿の導入背景と導入効果についてお話をお伺いしました。

まずはお忙しい中ありがとうございます。差し支えのない範囲で構いませんので、スマート名簿の導入に至った背景をお聞かせください。
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘
北海道議会議員
北海道議会議員
チームで運営する事務所の業務効率の見直しを図る中で、最初に手を付けたのは事務効率。ファイル管理も全てクラウドにした上で、次に課題となったのが名簿管理となりました。
次は名簿もクラウドにしよう、という流れですね。
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘
北海道議会議員
北海道議会議員
はい。私自身が試行錯誤して作ったVBAがあったのですがオンプレミスでしか使えませんし、同時利用は一人。
モジュールでつないでいくやつですね。後はSubからEnd Subみたいに。
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘
北海道議会議員
北海道議会議員
そうそう、それです。それでやっぱり、クラウドに移行すれば同時利用できますし、何よりスマートフォンで使えるとなると効率が一気に上がると思って、お問い合わせさせて頂きました。
ありがとうございます。議員さんが直接マクロを組んだり、あまり聞いた事がないのですが、ご本人だから分かるユニークな仕組みなどはあったのでしょうか?差し支えなければお聞かせください。
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘
北海道議会議員
北海道議会議員
スマート名簿は解決しているのですが、家族を世帯でまとめる工夫はしましたね。名簿の件数がまだ少ないうちは面倒ながらでも何とかこなしていたのですが、2,000件を超えたあたりから、まずは世帯IDで家族をくくっていき、家族の構成員ごとにユニークIDを振る運用です。とにかく世帯でまとめるのは苦労しました。あれもこれもやればできるというのはありますが、運用の事を考えるとシンプルにしなくては属人化を生んでしまう。うちはチームで活動してる事務所ですから誰でも簡単に使えるという点では乖離してしまっていました。
私も同じ仕組みで名簿管理をした事があります。そして確かに仰る通りです。まだ一人で運用するなら良いのですけど、チームとなると作り過ぎたシステムは上手く機能しない。でもこれをしないと活動レポートが何通も郵送されてしまう。ジレンマですね。
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘
北海道議会議員
北海道議会議員
本当にジレンマです。とにかく私も世帯をまとめる事で長年苦労して来ましたし、途中から「これでいいのか?名簿がただのレポートを送ったり選挙期間中の支援呼び掛けをする為だけのツールになってしまっていないか?」と自問する様になり、そういう事を考えている時に、スマート名簿が提言する「レポートを送るだけの名簿になっていませんか?」に正直ドキッとしました。「会いにいける名簿を」というコンセプトに共感しましたし、その意味で無駄な時間を削減出来るスマート名簿の家族グルーピング機能には大変興味がありました。
実際にスマート名簿の世帯まとめ機能をお使いになってみていかがでしたか?
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘
北海道議会議員
北海道議会議員
凄いですね。これがどれだけ難題だったかが理解出来るので使う度に感動していましたし、かなりの時間削減に繋がったと思います。
ありがとうございます!他の機能でもご感想がありましたらお聞かせください。
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘
北海道議会議員
北海道議会議員
モバイルでの活動グラフ。あれは良いですね!あるといいなーと思ってた機能がすかさず実装されたのが嬉しかったです。
グラフ機能は某国会議員事務所様からカスタマイズ依頼があったのです。個別案件として実装して納品したのですが、その事務所の代議士から一言「これはスマート名簿を使っている他の事務所様も欲しがっているはずですから、是非無料で実装して上げてください」「日々スマート名簿が使い易くなっているのは、他の事務所様のノウハウの恩恵を受けていますので、せめてもの恩返しです」と。
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘
北海道議会議員
北海道議会議員
心の広い代議士ですね。色々な事務所のノウハウがスマート名簿に集約してるんだなと思いましたし、その意味では我々の事務所が「こういう機能が欲しい」というのも、もっと佐野さんに言った方が他の事務所様の為にもなるという事ですね。笑
そういう事になりますので是非!笑
そのグラフ機能ですが、目標設定やモチベーションアップにも繋がりますよね。
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘
北海道議会議員
北海道議会議員
そうなんです。うちの場合、スタッフもPCから私の活動グラフを見ていますので良い意味でのモチベーションが高まっています。「こんな暑い中、本人が外で頑張ってまわってるな」と。事務所に帰った時の「お帰りなさい!」の声が大きくなったり「ちゃんと水分取ってますか?」と今までにないくらいスタッフに優しくされるようになりました。笑。嬉しい事ですが。
ハハハ。活動が見える化したからこその「嬉しい出来事」ですね!笑
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘
北海道議会議員
北海道議会議員
でも、スマート名簿のおかげで事務所の雰囲気が良くなったのは事実です。今後ともよろしくお願いいたします!
こちらこそ今後ともよろしくお願いいたします。本日は貴重なお時間をありがとうございました!
開発者 佐野泰弘
開発者 佐野泰弘