衆議院議員の事例

前職(県議会議員)からエクセルで名簿管理していましたが、2017年の衆議院選挙で初当選後、公設秘書を含めたスタッフも増え、事務所も2拠点(地元と議員会館)となり、さらに後援会も急拡大し、リモートで情報を共有する必要に迫られ、わざわざ名簿管理者に尋ねなくても各自が必要な情報をどこからでもアクセスできるといったクラウドが必要でした。

この仕事は業務の幅が多岐に渡り、いかに業務を効率的にこなすかが求められます。その中でも欲を言えば、
①すべての情報がスマートフォンとiPadで見られること
②後援会活動の効率を上げる為の支援者の地図落とし
③選挙区内に数百箇所も貼ってあるポスター(広報掲示板)の地図落とし
④活動報告郵送時にかかる時間の圧縮
これらにかかる時間を短縮できれば、かなり効率的になるはずだと考えてました。

郵送前には少しでも経費を抑える為に、1世帯1通にするべく名簿を整理します。これは、選挙期間中において上限数がある「法廷ハガキ」を有効に出す為にも必要な作業です。しかし、当たり前ですが人は生きているので、一定期間内にお亡くなりになった方々や、新しく名簿登録した方々を精査した上で、世帯代表者は誰なのか、あるいは、その世帯内に複数の方がいる場合は「御一同様」で出すべきなのか、といったことを整理して宛名ラベルシールの印刷設定をしなければならないのです。エクセルでは骨の折れる作業で正直ストレスでしたね。新しく名簿を登録する際には、既存世帯があるか否かを検索した上で連名欄に登録するといった流れです。

本当に素晴らしい機能で重宝しています。この機能のお陰でかなりの業務時間短縮に繋がりましたし、物故情報を入れるだけで自動的に次の世帯代表者が設定されるのには本当に驚きました。基本的に面倒な事はプログラムがやってくれるので、最後の判断だけ人間が行えば良いって感じです。

スマートフォンやiPadからすべての名簿情報を見ることが出来ましたし、行きたい場所があればボタン一つでGoogleマップと連動したナビも便利です。個別訪問も今まで時間をかけて準備していたのが嘘のように時間がなくなりました。ポスターに関しても、場所はもちろん経過した日数も一目で分かるので、優先順位をつけながら効率良く貼り替え作業が出来ています。要望をすべて満たしてくれたスマート名簿に感謝です。