政治活動や選挙運動をスマートにする為には、個人名簿、町会名簿・企業名簿・団体名簿・その他の名簿で分類しておくと便利です。例えば、公選はがき(選挙運動用通常葉書)は選挙区内の個人名簿が中心になりますし、スマホを使った挨拶まわりは「今日は町会長、明日は支援者(個人名簿)をまわろう」といったその日の活動指針に合わせた使い方ができます。また、県議会議員や国会議員事務所においては、パーティ前の「企業まわり」「団体まわり」といった活動もあると思います。つまり、名簿作成時にきちんと名簿を分類しておくことでいつでも活動に適した名簿を表示する事ができるのです。

結論から言えば、この方法しかありません。実務者からすると垂涎ものの機能で、恐らくどの名簿管理ソフトも搭載していない機能です。そもそも重複とは同一人物の名簿が2つ以上存在している事ですが、その重複を生じさせない方法として鍵となるのは、既存名簿との間で何の情報を共通情報にして検知アラートするかです。そして、その共通情報は誰からも確実に得られる情報でないと成立しません。そこで、活動の中でパッと思いつくのは固定電話、氏名、氏名ふりがな、住所ではないでしょうか。

まずは固定電話。一人一台携帯電話を持っている時代において、後援会入会用紙や集会受付名簿に固定電話を書かない人が増えているので共通情報としては成立しません。次に考えられるのは氏名。これも結論からいうと共通情報としては成立しません。なぜならば、そもそも同姓同名はよくあるケースですし、名簿上の高橋晶子さんと髙橋まさこさんが同じ人間という事もあります。このタカハシさんご本人は、自分の苗字を高橋と書く時もあれば旧字で髙橋と書く時もありますし、下の名前を晶子と書く時もあれば、まさこと書く時もあります。つまり、いずれも既存名簿があった場合に文字列が合致しなくなる可能性が生じるので共通情報としては成立しません。参考までにこのような現象を表記ゆれと呼びます。次に氏名ふりがなを共通情報とする考えもあります。これは氏名にくらべたら表記ゆれは少ないですが、晶子という名は、あきこ、まさこ、しょうこ、とも読めます。後援会入会用紙や集会受付名簿にご丁寧にふりがなまで書いてくれる人は少ないので、結果的に名簿入力者が適当なふりがなを入力してしまいます。すると文字列が合致しなくなる可能性が生じるので共通情報としては成立しません。

では一体どうしたら、重複を未然に防ぐことができるのでしょうか？

長年名簿管理で苦労してきた実務者が体験すると最初は気味が悪いかもしれません(笑)。そもそも、なぜ名簿を世帯でまとめる必要があるのか？それは主に活動レポート等の郵送時のコスト抑制と選挙期間中における公選はがき(選挙運動用通常葉書)の有効活用です。名簿を世帯でまとめないと一つの世帯に何通も活動レポートを郵送してしまう可能性があるので郵送料が余分に掛かりますし、公職選挙法で上限枚数が定められている公選はがきが一つの世帯に何通も届いてしまうことになるからです。これはもったいないです。そして下はExcelで名簿管理をしてる事務所に非常に多い管理パターンをご紹介します。

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一行を世帯として家族を追加していくパターン。一見これはこれでよく管理されているように見えますが、でもよく考えてみてください。当たり前ですが、この山田家に新規名簿を追加する際は、そもそも山田家の行を見つけなければなりません。手元にある受付名簿の住所と苗字を元にして既に登録してある世帯(行)があれば連名欄に氏名を追加、なければ新しい行を作成して世帯代表者欄に氏名を入力する。これはこれで郵送コストの抑制と法定はがきの有効利用の為には仕方のないことかもしれません。でも、例えば集会の受付名簿が100枚あったとしたらこの作業を100回も行うのです。本当に気が遠くなる作業で「お疲れ様です」としか言えません…。そして、人間は途方もない単純作業の中では一定割合で必ずミスをします。今まで当たり前だと思っていた作業かもしれませんが、入力する度に確認するその時間、実はトータルで見るとかなりの時間をかけている上に、さらに正確でない可能性があるのです。これでは効率的な作業とは言えません。

そこで、何も気にすることなく、ただ住所と氏名を入力するだけで自動で家族をみつけて世帯でまとめてくれたら…名簿入力者にとってこんなに楽なことはありませんが、スマート名簿は独自アルゴリズムによってそれを可能にしており、既に一部の議員事務所では面白いように時間を削減しながら正確な名簿を作っているのです。

支援者から事務所に電話がかかってきた時にパッと名簿が開けると言うのはとても大切なこと。もし、その人が過去に集会に参加して下さっていたり、はたまたボランティアをして下さっていたら、その対応を一律的なものにしてしまったら支援熱が下がるのは間違いないです。議員本人は常に現場活動をしているのでお名前で思いつくかもしれませんが、電話というのはお顔が見えませんので事務員の方はそうはいきません。会ったことがない人を電話口で手厚くフォローしないとならない場面が多いのです。他方で支援者は事務員にも自分を知っていて欲しいという心理欲求があります。そういった場面でもスマート名簿はすぐ名簿を開いて過去の各種履歴が参照できるので、電話口でも臨機応変な対応をサポートします。

これまで選挙に強い議員さんの名簿を見させて頂いてきましたが、一様に共通しているのは均一的に支援者が分布していること。そして均一的に支援者がいる議員さんは選挙も安定して毎回上位当選しています。どんな相手候補者が出てきても当選を続けています。Excelで名簿を眺めるよりも地図上で名簿を見た方が遥かに分布が把握できます。後援会拡大活動、後援会支部作り、支援者が薄い地区への局所的なポスティングといった活動指標に是非ご活用ください。

「よし！今月は300件挨拶まわりをしよう！」と目標を立てても、数日すると「あれ？一昨日は何件まわったかな？」「今月は10日経過したけど、ここまで合計何件まわったかな？」と、ここまではよくある話。結局は目標を達成したのか分からず、いつの間にかカレンダーが翌月に変わっている。これでは何の為の目標か分かりません。この機能は秘書さんがいない中、たった一人で地道に頑張っている地方議員を応援する機能と言っても過言ではありません。目標を達成された時は自分を思いっきり褒めてあげてください。一方、チームで活動されている事務所においては「普段の頑張り」をシェアしましょう。その日のうちに「今日これだけ頑張ったんだね！」とタイムリーに労うのはチーム力を上げる原点なのかもしれません。誰にとっても嬉しい言葉となりますし、とても大事な事だと思います。

後援会入会日を月単位で絞り込めば「先月の後援会入会者にお手紙を」といったことも簡単ですし、イベント参加日をピンポイントに指定して絞り込めば「先日やった市政報告会の参加者にお手紙を」といったことも簡単です。それくらい今でもやってるよ、という事務所もあるかもしれませんが、その作業にかかっている時間は本当に妥当でしょうか？毎回忘れずに、きちんとルーティンとして運用していくには簡単にすぐできることが重要です。面倒な作業はついつい後回しにしがちですので…。

地元県連に「うちの党員リストください」とお願いしても返ってくるのはFAX。つまり紙のリスト。どうやら某政党では内規によって磁気データの送信はできないみたいです…。結局、紙のリストを見ながら事務員が頑張ってデータ化。ならば、最初から自分たちで管理した方がリアルタイムな情報管理ができるのではないでしょうか。本機能をお使いになるのは、政党公認の国会議員や政党支部をお持ちの地方議員だけかもしれませんが、スマート名簿は党員・サポーター管理機能を搭載。毎年更新する仕組みに対応し、党員更新日を元に本年党員か未継続党員を自動判別。特に獲得ノルマの多い国会議員あるいは国会議員立候補予定者は非常に役に立ちます。一般党員か家族党員はもちろん、党員紹介者も確認できるので、その紹介者経由でのフォローも容易に行えます。

CSVでエクスポートして…それを専用Wordテンプレートで開いて…ってそもそもそれ自体が面倒だと思いませんか？個人的にはその面倒さが慣れた人でないと出来ないという属人化を生んでいるような気がします…。しかも、折角慣れた人が事務所を辞めてしまったらと思うと、また一から覚えて貰わないといけないシステムはどうなんでしょうか。スマート名簿は画面からポチポチするだけで簡単に宛名ラベルを出力できます。誰でも簡単に宛名ラベルを印刷できるようになれば属人化は解消されるはずですし、スマート名簿の開発者は衆議院議員事務所で数万件の名簿を捌いてきた実務者です。後はお任せください。複数人いる世帯には自動的に「御一同様」を付加しますし、割引対象となる郵便バーコードも印字。一括印刷の他、一枚単位での個別出力にも対応。各種条件での出力も可能。さらに出力開始位置も指定できるので、中途半端に余ったラベルシートを無駄にする事なく経済的に使えます。お陰様で絶賛頂いています。

すごいぞ郵便バーコード！

日本郵政のHPをまとめてみました

活動レポートや決起大会の案内等、政治活動において1,000通以上の郵便物を出す事は珍しい事ではないと思います。しかもそのほとんどが選挙区内。つまり日本郵政が区内特別郵便割引で定義する「同一の郵便区内のみでその引き受けおよび配達を行う郵便物」と言う事になります。ならば、その割引を受けない手はありません。長3封筒で重さが25g以内(いわゆる定形郵便物)であれば、1通84円が57円にまで27円(32%)も下がるのですから、ほぼ3通に1通が無料になるという魅力的な割引率。仮に5,000通出すとしたら割引額は135,000円にもなります。ただ、この割引を受ける為には「郵便バーコード」が印字してないと面倒な事があります。それは、1,000通以上の郵便物を当該郵便局の配達区分別(主に郵便番号)に分けた上、郵便局によっては、町名・丁目・番地順に並べて束ね、各束に配達区分毎の通数を記載した紙を貼り付け、その内容を別の一覧表に記入して一緒に差し出す必要があるのです。。。正直言ってとても面倒臭い作業ですが、郵便バーコードがあればその面倒な作業から解放されるのです。

さらに、1,000通以上出さなくても郵便バーコードの恩恵はあります。仮に500通でも1通84円が70円にまで下がる上に郵便番号毎に並び替える必要はなし。つまり、同一の郵便区内であれば、郵便番号がバラバラの状態で郵便局に持ち込んでも実に7,000円の割引を受けられます。そんな面倒な「並び替え作業」とは決別させてくれる上に嬉しい割引まで付いてくる郵便バーコード。スマート名簿ではボタン一つで郵便バーコードを自動生成して印字します。ぜひご活用ください。

「この人だけ宛名印刷したいのに、その都度宛名シールをセットするのは面倒臭い。」…確かに仰る通りでございます。宛名ラベルシールは大量印刷する時にはその効果を発揮しますが、印刷枚数が少ない場合は面倒と言えば面倒です。そのお声にお応えし、スマート名簿では「はがき」と「長3封筒」のダイレクト宛名印刷に対応しています。

※本機能を用いた一括印刷はサーバーに高い負荷がかかる為に出来ません。一括でのダイレクト宛名印刷は別途オプションでお受けしております。お気軽にお問い合わせください。

参加者同士の会話が弾むような会にしたいというのは誰もが願うこと。また、立てなくてはならない方に指定席を設けるのは当然のおもてなしと言えます。そこで必要となるマストアイテムが席札。どういう配置にしたら会が円滑に進行しつつ参加者同士の会話が弾むようになるのか？ これは主催者の「腕の見せ所」と言っても過言ではありません。業種が近い方々で寄せるのか？、あるいは年代が近い方々で寄せるのか？、時折のシーンに合わせた配置をした結果として上手く運べた時の喜びは一塩です。フォーマルな円卓型会合や小規模会合にも是非ご活用ください。